Chatbot per l’HR management – Pensare di delegare a un chatbot la gestione della comunicazione del dipartimento HR potrebbe sembrare un controsenso, dal momento che le “human resources” sono “umane” per definizione. 

Quindi potrebbe sorprendere l’affermazione che un chatbot possa in realtà rendere più “umane” le relazioni con gli HR.

Grazie all’intelligenza artificiale, i chatbot sono in grado di prendere in carico e snellire i processi HR, automatizzando compiti operativi e ripetitivi. 

Negli ultimi anni, l’introduzione dei chatbot in ambito HR ha consentito al management di recuperare tempo ed energie per attività più strategiche e dedicarsi agli aspetti qualitativi della gestione del personale e dunque delle relazioni con i dipendenti.

Vediamo gli ambiti di applicazione di un chatbot per l’HR.

chatbot per l'hr management
Chatbot per l’hr management

chatbot per l’hr management: ambiti di applicazione

1. Gestione Q&A aziendali

Chi si occupa di risorse umane si trova a gestire una mole considerevole di e-mail o telefonate da parte dei dipendenti, che spesso e volentieri pongono le stesse richieste e domande.

La gestione delle Q&A aziendali da parte di un chatbot consente all’HR di risparmiare tempo, ma anche i dipendenti possono accedere velocemente alle informazioni di cui hanno bisogno, senza passare in rassegna diverse e-mail, documenti o piattaforme. Tutto questo a vantaggio dell’”employment satisfaction”, ma anche della produttività aziendale. Da un punto di vista relazionale, inoltre, le persone non si intimidiscono quando devono porre domande a un bot che non alza gli occhi al cielo nel caso dell’ennesima richiesta ricorrente.

2. Il chatbot nel processo di recruitment

Rispondere alle domande sulle posizioni vacanti e sul processo di selezione, pianificare i colloqui, passare in rassegna i CV sono solo alcune delle operazioni ripetitive, che interessano il processo di recruitment. Un chatbot può gestire facilmente in autonomia i primi step di un processo di selezione, raccogliendo e analizzando le risposte dei candidati e portando all’attenzione degli HR i profili in linea con la posizione ricercata.
Nel caso di posizioni che ricevono un numero esorbitante di candidature, un chatbot può essere “trainato” per lo screening dei curricula e il ranking dei candidati su specifiche metriche, come le qualifiche o il livello di esperienza.

I candidati, dal canto loro, possono rispondere alle interviste comodamente da casa attraverso l’interfaccia del chatbot. 

Da un punto di vista relazionale, grazie ai chatbot è possibile approfittare della “confort-zone” dovuta all’assenza di giudizio, derivante dalla consapevolezza di intrattenere una conversazione con un referente non umano.
In termini di integrità e parità di trattamento, inoltre, il chatbot all’interno del processo di recruiting garantisce un approccio standardizzato, senza alcuna discriminazione.
Infine, il chatbot resta una fonte di informazioni accessibile per i candidati anche a colloquio ultimato.

Utilizzare un chatbot nel proprio processo di recruitment conferisce grande visibilità all’azienda differenziandola dalla maggioranza delle organizzazioni in termini di “employer branding”, oltre a contribuire al taglio dei costi di recruitment. 

3. Il processo di onboarding

Anche il processo di onboarding può essere estremamente semplificato grazie ai chatbot.
I chatbot per l’HR possono prendere in carico la formazione dei nuovi assunti sulle politiche aziendali e di compliance , fornire chiarimenti sui ruoli in azienda e le aspettative in termini di performance, dare risposta ad ogni quesito sull’azienda.

4. Training dei dipendenti

Durante le sessioni di training i chatbot possono ingaggiare  i dipendenti all’interazione e alla partecipazione attiva, anzichè assistere passivamente alle slide di una presentazione o un video sullo schermo. I chatbot possono poi essere impiegati per raccogliere feedback sulla sessione di training e condurre survey. 

5. Annual Reviews/Assessments

Assessment e performance review su base annuale sono parte integrante dei processi di talent management.  I chatbot per l’HR sono in grado di fornire al management, insights e dati sulle performance e raccogliere feedback, semplificando notevolmente il processo, grazie all’interazione facilitata e diretta con i dipendenti.

6. Comunicazione interna e Sentiment Analysis

Le lacune della comunicazione interna spesso generano frustrazione e demotivazione nei dipendenti. Grazie ai chatbot le persone possono presentare eventuali problematiche approfittando dell’imparzialità di giudizio del canale e ricevere risposte imparziali. 

Attraverso i chatbot è inoltre possibile condurre sentiment analysis, finalizzate alla raccolta di feedback, così come nuove idee e proposte.


7. Ferie e permessi

Le persone possono richiedere ferie e permessi direttamente tramite un chatbot, integrato con i sistemi HR, liberando dipendenti e management dalla necessità di inserire manualmente i task.

8. Payroll

I chatbot possono essere impiegati per il tracking di assenze, malattie e congedi da utilizzare ai fini del calcolo delle retribuzioni e delle relative trattenute, oltre a poter effettuare un controllo in tempo reale dei cedolini per ridurre al minimo il rischio di errori. Allo stesso modo i chatbot possono occuparsi della rilevazione delle presenze, che i dipendenti possono comunicare tramite un semplice messaggio.

I chatbot migliorano le relazioni

Chatbot per l’HR management – L’automazione dei processi HR si risolve dunque nell’aumento della produttività del team HR, ma anche in un modo nuovo di impostare e gestire le relazioni con i dipendenti, avvalendosi dei dati e delle analytics messe a disposizione dall’operato dei chatbot, mettendo a disposizione delle interfacce di comunicazione imparziali, facili da accedere e di immediata risposta, che da un lato, rendono il dipartimento HR facilmente accessibile ai dipendenti; dall’altro consente alle persone HR di focalizzarsi sugli aspetti relazionali della propria funzione, occupandosi dei piani di sviluppo dei dipendenti o della gestione di problematiche più complesse o che richiedono un approccio individuale.

Fonti:

https://medium.com/swlh/how-are-chatbots-disrupting-the-hr-space-d88d3c7c2973

https://www.thebalancecareers.com/use-chatbots-to-automate-hr-many-services-4171964#:~:text=One%20of%20the%20areas%20in,changing%20how%20HR%20teams%20operate.

https://www.forbes.com/sites/jeannemeister/2019/01/08/ten-hr-trends-in-the-age-of-artificial-intelligence/?sh=3551f6d83219

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https://crafter.ai/it/2021/03/04/chatbot-per-lautomazione-dei-processi/