Chatbot per l’automazione dei processi – Da uno studio di Harward Business Review sul sovraccarico da lavoro collaborativo, più del 50% delle ore di lavoro giornaliere all’interno delle aziende viene assorbito da attività relative ad e-mail, call e meeting, lasciando davvero poco tempo al lavoro individuale.
Nelle ricerca condotta all’interno di oltre 300 aziende è emerso, inoltre, che il lavoro collaborativo è spesso asimmetrico: nella maggior parte dei casi tra il 20% e il 35% delle collaborazioni a valore aggiunto proviene dal 3% o 5% dei dipendenti.
Questo significa che non appena le persone vengono percepite come inclini alla collaborazione, vengono trascinate all’interno dei progetti e in ruoli di crescente importanza. Da un lato cresce così la loro performance e la loro reputazione; dall’altro nel giro di poco tempo queste stesse persone diventano dei “colli di bottiglia” organizzativi, perchè i progetti non proseguono senza il loro coinvolgimento e in molti casi il carico di lavoro in cui sono coinvolti non emerge perchè le richieste provengono da dipartimenti e uffici diversi tra loro, tanto che i nominativi dei “migliori collaboratori” restituiti dall’esito delle network analysis di HBR, sono risultati spesso del tutto sconosciuti ai manager.
Lo studio di HBR, distingue tra tre tipi di risorse di collaborazione: informative, sociali e personali.
Le risorse informative riguardano conoscenze e capacità, che possono essere registrate e trasmesse; le risorse sociali riguardano l’accessibilità e la posizione all’interno di un network, che possono essere usate per aiutare i colleghi nella collaborazione reciproca; le risorse personali riguardano il tempo e l’energia di ognuno.
Le risorse informative e sociali possono essere condivise, senza diminuire le riserve personali di ognuno perchè condividere conoscenza e contatti non significa privarsene. Discorso diverso per le risorse personali come il tempo e l’energia che sono risorse finite!
Sfortunatamente, sono le risorse personali ad essere prese di mira per prime: invece di chiedere specifiche informazioni o accessibilità ai contatti, le persone richiedono assistenza personale anche quando non ce ne sarebbe bisogno.
Così, a uno scambio di informazioni che richiederebbe 5 minuti si predilige un appuntamento in calendar di mezz’ora che drena tempo ed energia da entrambe le parti.
Dallo studio di HBR emerge che le migliori risorse in termini di informazioni e collaboratività sono in realtà quelle che hanno meno engagement e soddisfazione professionale, fino a identificarle come quelle che volontariamente abbandonano l’azienda.
Fonte: Harward Business Review
chatbot per l’automazione dei processi – Come ottimizzare i processi interni per una collaborazione efficace?
I chatbot rappresentano una valida soluzione all’automazione dei processi interni, per migliorare le dinamiche di collaborazione in azienda.
Grazie ai chatbot per l’automazione dei processi è possibile aumentare dell’80% la velocità di risposta di richieste ripetitive all’interno di un’azienda, perchè possono funzionare da knowledge base aziendale e rispondere in un secondo a tutte le richieste a tema organizzativo.
In una survey di Humanresourcesonline, condotta su 500 manager statunitensi è emerso che il 36% di questi spende dalle 3 alle 4 ore di lavoro al giorno per compiti di tipo amministrativo che potrebbero essere automatizzati da interfacce chatbot.
Un chatbot è in grado di assistere un HR recruiter nell’attività di screening dei curricula, ponendo ai candidati le domande fondamentali, raccogliendo e analizzando le informazioni e sottoponendo all’attenzione del recruiter quelli più rilevanti. Allo stesso modo, un chatbot può assistere il processo di onboarding delle nuove risorse, rispondendo alle domande più frequenti e fornendo tutte le informazioni di cui si ha bisogno i primi giorni di lavoro.
Prenotare sale meeting, organizzare appuntamenti e tenere aggiornate le agende sono tutte attività che sarà possibile ottimizzare con un’interfaccia chatbot, che sarà in grado di controllare le disponibilità, prenotare, creare eventi in calendario e notificare i partecipanti, oltre a inviare reminder poco prima che il meeting inizi.
I chatbot per l’automazione dei processi di ERP consentono di integrare le molteplici interfacce dei gestionali interni e rendono i dati accessibili con un semplice comando vocale, generare report e ricevere aggiornamenti su ordini o disponibilità in magazzino in tempo reale.
Inoltre, i chatbot possono svolgere funzioni di “virtual coaching” sull’apprendimento finalizzato alla crescita dei dipendenti, ingaggiando le persone nell’apprendimento di nuove conoscenze e capacità. Ad esempio, un chatbot può inviare notifiche su eventi e seminari, inviare contenuti rilevanti e materiali di apprendimento sulla base del singolo profilo, oltre a condurre quiz e survey sulla cui base restituire reportistica ad hoc.
L’uso di soluzioni di intelligenza artificiale come i chatbot, dunque, renderebbe sempre disponibili e accessibili le risorse informative e sociali, ottimizzando la collaborazione all’interno delle organizzazioni, creando nuove modalità di accesso alle informazioni, in modo da non sprecare le risorse più preziose che abbiamo: tempo ed energia.
Fonti:
https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload
https://www.humanresourcesonline.net/managers-how-many-hours-a-day-do-you-spend-on-admin-tasks
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